Somos parte de una sociedad regida por la información. Todos los días manejamos un caudal cada vez mayor de datos, noticias, cifras, ideas, que nos involucran y afectan. En el ámbito empresarial, toda esa información forja la toma de decisiones, genera cambios y afecta carreras. Una buena gestión comunicacional implica saber cuando callar o cuando divulgar determinada información. Hay empresas que tienen manuales de ética, contratos o pautas para delimitar aquello que es confidencial y bajo ninguna circunstancia debe hacerse público.¿Cómo saber qué es confidencial? 

Hay cuatro grandes categorías para clasificar la información:

  • Legal: todo aquello amparado por la Ley de Protección de datos (vigente en cada país)
  • Acuerdos de confidencialidad: todo aquello amparado por un contrato en el que se establece (con terceras partes) el alcance y los límites de información delicada como ser datos de clientes, proveedores, financieros, etc)
  • Estrategia empresarial: todo aquello que cada empresa establece como privado y limitado a un pequeño sector o grupo dentro de una organización, con la finalidad de proteger tácticas comerciales y recursos.
  • Discreción y compañerismo: abarca aquella información que si bien no está contenida en un contrato o reviste carácter estratégico, pero conviene resguardar por motivos de convivencia, privacidad y preservación del clima laboral.

Proteger datos, cuesta poco: 

Las nuevas empresas evitan regirse por formalidades; suelen tener pocos procedimientos internos y de haberlos, son flexibles y dinámicos. Así es que suelen menospreciar la importancia de la clasificación de la información que manejan. Siempre es conveniente separar en función del grado de confidencialidad. Las medidas para proteger datos sensibles, son sencillas y poco costosas: generar claves en los archivos digitales, colocar cerraduras o candados en ficheros y armarios o cifrar archivos. Lo mismo ocurre con la destrucción de datos: hay que ser prolijos en la manipulación de documentación aunque ya sea considerada obsoleta. Son muchísimos los casos de empresas que tienen toda una cadena rigurosa de protección de datos y rompen con ella a la hora de descartar información en desuso. No se trata de arrojar los papeles a la basura; conviene tener una trituradora de papel (si los volúmenes lo justifican). Si se manejan grandes cantidades de información confidencial que debe ser destruida, lo que suelen hacer las grandes organizaciones, es contratar un servicio externo de destrucción de documentos. Los proveedores de tal servicio, se encargarán de que no quede rastro alguno de la información que se les dió.

Sea por ley, por ética o simplemente por conducta, es conveniente ser siempre discreto y cuidadoso con los datos que uno manipula. Sabido es que la información es poder y el poder bien empleado transforma, mal usado destruye. 

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