Dentro del mundo de los negocios las reuniones son costumbre, y para la mayoría de las corporaciones, fundamentales. Pero, tras varios estudios detallados acerca de las soluciones de fondo que se obtienen después de cada encuentro, se ha llegado a la conclusión de que, en su mayoría, aunque se busca optimizar tiempos, logran el efecto opuesto, y se las cataloga como “una gran pérdida de tiempo”.
Aunque algunas reuniones son productivas, existe una categorización de encuentros innecesarios. Aquí nos atrevemos a enumerar algunos:

Reunión “válvula de escape”: Es la clase de reunión que sirve para “recreo” de la pesada carga de tareas. Permite un breve y justificado descanso, no genera novedades, sino que reafirma procedimientos o temáticas conocidas. Sirven para la ingesta cuantiosa de café y la escasa creación de soluciones.

Reunión por “tradición”: Son aquellas que se convocan por costumbre o herencia y jamás son puestas en duda. Los asistentes saben que son una tradición y que, con el correr del tiempo, carecen de sentido porque han dejado de cubrir las necesidades del pasado; pero se sostienen por hábito e inacción.

Reunión Breve: Muchos gerentes convocan encuentros de no más de 20 minutos para exponer una idea (emulando las charlas TED) y suele ocurrir que se extienden durante horas entre interrupciones, anécdotas, llamados y explicaciones innecesarias.
Reunión Frustrada: Es la peor clase, dado que genera ansiedad, incertidumbre, desorientación y frustración. Cada día son muchísimas las reuniones que se suspenden, dejando huecos difíciles de llenar en las agendas. ¿Por qué la cancelación de una reunión nos frustra? ¿Por qué nos alivia? ¿Qué importancia le damos a nivel emocional, a la cancelación?

Reunión Repetida: Son los encuentos previsibles, aburridos, reiterados; en los que jamás se avanza y no hay espacio para la creatividad.
Pese a todo lo mencionado, las reuniones siguen siendo un mal necesario para el funcionamiento de la actividad profesional. Entonces sería útil saber ¿Cómo mantener reuniones focalizadas?
• Disminuir frecuencia y cantidad de reuniones. Si hay asuntos que pueden solucionarse por otros medios (como teléfono, Skype, email), ¿Por qué no emplearlos?
• Especificidad: De convocar una reunión, debe hacerse por un motivo concreto y no irse por la tangente. De modo de ahorrar tiempo y mantener la concentración.
• Sólo convocar a la gente necesaria: Invitar sólo a las personas involucradas. Cuanta menos gente, menor será el nivel de distracción. Si hay algo que informar, luego habrá tiempo de notificar al resto del staff.
Optimizar tiempos y procedimientos es la ventaja competitiva de esta era. Entonces evitemos “el mal necesario” y sólo convoquemos reuniones únicamente cuando sean inevitables. Si queremos desarrollar todo nuestro potencial, aprovechemos el único recurso escaso y no renovable que es el tiempo.

 

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